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最重要的事情要先做 |
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每天都有无数的事情等待着我们去处理，而且有许多事情看起来还显得非常紧急，比如响个不停的电话，下一个小时的某个会议，给某个客户的回信等等。陷入事务性的圈子，把我们变得忙忙碌碌的情景看来是必须而且是可以理解的。但是实际情况并非如此。每个人在一天所做的事情中，至少有80%是并不重要的。这是一种很危险的工作方法。 在一次时间管理课上，教授在桌子上放了一个玻璃缸。然后又从桌子下面拿出一些鹅卵石。教授把鹅卵石一一放进玻璃缸中，直到放不下为止，然后问学生玻璃缸满了没有。学生都回答说满了。 是这样吗？教授又从桌子底下拿出一袋小石子，把小石子倒入玻璃缸里，晃一晃，又放进去了一些。教授笑着问学生这回玻璃缸满了没有。这回学生不敢回答得太快了，“可能也没满”有的同学回答。 教授又拿出一袋砂子，慢慢晃着倒进去了。“这回呢”？教授又笑着问。“没有满！”全班同学这下学乖了，异口同声地回答。“很好”教授夸奖了这些可教的儒子们。 称赞完了以后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒进看起来已经被鹅卵石、小石子、砂子填满的玻璃缸。 教授问班上的学生从这件事上你们悟到了什么？ 一个学生回答：“无论我们怎么忙，行程排的多满，如果再挤一下的话，还是可以再做很多事的。 “你说的很好”，教授微笑说“但是我想告诉你们的是另外一个更为重要的信息。”说到这里，教授故意停顿，用眼睛向全班同学扫了一遍说：“我想告诉各位是，如果你不先将大的“鹅卵石”放进玻璃缸里去，你以后可能永远没有机会再把它们放进去了。各位有没有想过，什么是你生命中的鹅卵石？ 人生短暂，能做的事其实真的很有限。要把有限的时间用到对于自己最有意义的最重要的事情上去。
伯利恒钢铁公司总裁查理斯．舒瓦普曾会见效率专家艾维．利。会见时，艾维．利说自己能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围内价钱由你定。” 艾维.利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。 艾维．利说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。如果你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。” 艾维．利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。” 整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维．利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，而其中，艾维．利提出的方法功不可没。这个方法还为舒瓦普赚得一亿美元。 每天都有无数的事情等待着我们去处理，而且有许多事情看起来还显得非常紧急，比如响个不停的电话，下一个小时的某个会议，给某个客户的回信等等。陷入事务性的圈子，把我们变得忙忙碌碌的情景看来是必须而且是可以理解的。但是实际情况并非如此。每个人在一天所做的事情中，至少有80%是并不重要的。这是一种很危险的工作方法。 什么事是必须做的？这是时间管理的第一个关键问题。时间管理的错误做法基本上都可以归结为，把时间花在那些不是必须做的事情之上。正确的做法则是找出最重要的一件事，然后去做，也就是说“重要的事先做”。 许多时候，迫于压力，我们常常把紧急的事情放在第一位，虽然我们知道那些“重要但不紧急”的事有着更深远的影响。刚开始，我们仍然知道重视事情的重要程度，先做那些“紧急且重要的”，但慢慢地，习惯了这种紧急状态之后，我们常不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，转而去做那些“紧急但不重要的事”了。 真正的高效能人士都是明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。 一开始时心中就怀有最终目标能帮助我们很快地确定事情的重要性，它是让我们永远走在做正确的事的大道上的重要保障。这个“最终目标”会时刻提醒我们，这件事虽然紧急，却并不重要，那件事虽然看起来还可以拖延，但它却有助于我们向目标更快地迈进。 商业及电脑巨子罗斯．佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到，人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办得好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位，你肯定要费很大的劲。下面是有助于你做到这一点的三步计划： （1）估价。首先，你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。 （2）去除。第二是去除你不必要做的事情，把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。 |
